Unterstützen Sie Ihre digitale Transformation mit Robotic Process Automation

Unterstützen Sie Ihre digitale Transformation mit Robotic Process Automation

Technologie im Dienst des Menschen und Probleme lösen durch technische Innovationen – das ist die Vision einer digitalen Zukunft. Wir sind jedoch sicher nicht die Ersten, die fordern, die Digitalisierungsprozesse aller Branchen rasch voranzutreiben. Das ist eine zentrale Herausforderung unserer Zeit. Im Folgenden wollen wir eine Technologie vorstellen, die bei diesem Prozess eine tragende Rolle spielt: Die Robotic Process Automation, kurz RPA.

Was kann Robotic Process Automation?

Sollten Sie von RPA noch nie gehört haben, dann ist es jetzt an der Zeit, das Konzept und die Wirkweise kennen zu lernen. Es handelt sich um eine Technologie der Geschäftsprozess-Automatisierung, die es ermöglicht, Software oder einen “Roboter” so zu konfigurieren, dass er die Handlungen eines Menschen nachahmt und integriert, indem er innerhalb digitaler Systeme interagiert, um verschiedene Geschäftsprozesse automatisiert auszuführen.

RPA im Unterschied zu API

Während innerhalb der herkömmlichen Workflow Automation ein Softwareentwickler mithilfe von Application Programming Interfaces Listen verschiedener Aktionen erstellt, um Aufgaben und Interface mit dem Back-End zu verbinden, verwendet die Technologie der Robotic Process Automation die Benutzeroberfläche selbst. Ein RPA Roboter beobachtet, mit welchen Aktionen der Nutzer eine Aufgabe ausführt, erfasst diese Daten und steuert dann automatisiert die Anwendungsprozesse genau wie Menschen es manuell tun würden. Er interpretiert, löst Reaktionen aus und kommuniziert mit anderen Systemen, um eine Vielzahl von sich wiederholenden Aufgaben zu erledigen.

Wo ist der Einsatz von RPA sinnvoll?

Robotic Process Automation ist keine Universallösung für jegliche Geschäftsprozesse. Es gibt jedoch einige Bereiche, wo es von exzellentem Nutzen sein kann und dieser ergibt sich bei folgenden vier Merkmalen von Prozessen:

  1. Wiederholbar: Prozesse, die zyklisch ablaufen mit womöglich hohem Prozessvolumen eignen sich besonders. Dabei ist es wichtig, dass die gleichen Schritte jedes Mal durchgeführt werden.
  2. Regelbasiert: Die Prozesse basieren auf individuellen Gesetzen, die sich nicht ändern. Wenn X passiert, muss Y folgen.
  3. Standardisiert: Die einzelnen Aktionen innerhalb dieser Prozesse gründen auf Standards, es gibt höchstens geringe Abweichungen von diesem Standard, so dass die Automatisierung unkompliziert verläuft.
  4. Strukturiert & datenbasiert: Die Prozesse beinhalten nur bekannte Sequenzen, die einheitlichen Strukturen folgen, basierend auf bekannten, erfassten Daten.

Manchmal macht es Sinn, den zweiten Schritt vor dem ersten zu tun. Heißt, Technologien und Tools zu nutzen, welche die Freiräume schaffen für einen strategischen Umbau der IT-Landschaft, während auf Kundenseite bereits ein messbarer Nutzen entsteht. Denn der Kunde hat nichts davon, wenn Sie langsam, nach und nach Ihre IT-Landschaft umbauen, ohne messbaren Nutzen zu erzielen.

Jana Bulkin, CEO von S2BConnected

Welche Vorteile bringt der Einsatz von RPA?

Wenn Sie RPA erfolgreich einsetzen, tut sich eine ganze Reihe von Vorteilen auf. Sie müssen mitnichten ihre bestehende IT-Landschaft verändern oder Anwendungssysteme wechseln – RPA kann implementiert werden, ohne aufwendige Anpassungen durchführen zu müssen und spart zusätzlich Kosten. Dort wo zuvor menschlicher Arbeitseinsatz gefragt war, um Prozesse durchzuführen und zu überwachen, ist nun der unermüdliche Roboter im Einsatz. Das befreit die Belegschaft von der Pflicht, diese Standard-Aktivitäten auszuführen, womit die generelle Belastung reduziert wird. Diese Effizienz schafft Raum für Expertenwissen, Weiterbildung und höhere Produktivität.

Weiterhin erhöht sich mit dieser Digital Workforce die Qualität der durchgeführten Aufgaben, denn die Fehlerquelle Mensch wird als Risiko eliminiert, es gibt keine Ungenauigkeiten oder Irrtümer durch Unaufmerksamkeiten oder Copy-Paste Vorgänge. Und diese hohe Qualität ist Tag und Nacht, 24/7 am Werk, was letzten Endes die Kundenzufriedenheit erhöht.

Diese Herausforderungen gilt es zu meistern

Auch Robotic Process Automation steht im Zeichen der Schnelllebigkeit und Komplexität der aktuellen Bedingungen in der Geschäftswelt. Dadurch wird der generelle Druck zur Veränderung und Anpassung steigen. Neue Wettbewerbsteilnehmer auf Finanzmarkt sind ein Beispiel solcher Herausforderungen; sogenannte FinTechs greifen etablierte Unternehmen an. Deren oft veraltete, schwerfällige Systeme müssen sich messen mit der allerneuesten Technologie und State-of-the-Art Anwendungen dieser neuen Konkurrenten.
Neuerungen müssen an regulatorische Anforderungen angepasst werden, beispielsweise BASEL, Know Your Customer (KYC) oder die Datenschutzverordnung (GDPR). Weiterhin steht Kundenzufriedenheit an erster Stelle. Kunden verlangen stets hohes Level an Service-Qualität und -Schnelligkeit. Es gilt, eine Balance herzustellen zwischen neuen, aufstrebenden Organisationsstrukturen und agilen Prozessstrukturen.

 

Beispiel: Anwendungsbereiche von RPA im Finanzsektor

  • Datensynchronisation: Daten von einem System ins andere übertragen, unstrukturierte Daten in strukturierte Form bringen
  • Systemübergreifende Neukundenerfassung: Verschieben von Daten und Durchführung von Mehrfacherfassungen
  • Kreditvergabe: Zusammenstellung von Informationen aus verschiedenen Systemen
  • Bonitätsprüfungen im Einzelhandel: Kreditrisiken berechnen
  • Kontenabstimmung: Durchführung regelmäßiger Prüfungen und automatisierter Abschlüsse
  • eForm-Extraktion: Daten aus Formularen übernehmen und Systemeinträge vornehmen
  • Preisprüfungen: Berechnungen und Eingaben durchführen
  • Validierung zur Unterstützung von Audits
  • Kredit- und Auftragsbearbeitung: vom Webformular zum Bestandssystem (Legacy Anwendungen)
  • Aktualisierung von Kundendaten: Auslesen und Aktualisieren von Einträgen
  • Reports systemübergreifend generieren
  • Betrugserkennung durch Verfolgung von Kontoaktivitäten

Wie sollten Sie die Robotic Process Automation angehen?

Der erste Schritt besteht darin, die Vorarbeit zu leisten. Das bedeutet im spezifischen Fall Ihres Unternehmens, die Geschäftsprozesse zu analysieren im Hinblick auf Regelmäßigkeiten und Routineabläufe mit hohem Maß an manuellen Interaktionen. Darauf folgt die Definition der dazugehörigen Aktionen und die genaue Dokumentation. All diese Prozesse müssen daraufhin organisiert überwacht und optimiert werden, um eine Qualitätssicherung von Anfang an zu garantieren. Erst dann lohnt es sich, mit der Auswahl eines Anbieters und der tatsächlichen Implementierung von RPA zu beginnen.

 

Produktauswahl in 4 Schritten

  1. Informationsabfrage (Request for Information, RFI): Dauer ca. 2 Wochen
    • Zusammenstellung der Bewertungskriterien
    • Definition des strategischen Ziels und des Projektumfangs
    • Erstellung der Long List verschiedener Anbieter z.B. mit Gartner oder Forrester
    • Weitere Informationen von Anbietern erhalten durch Fragebogen

Experten-Tipp: Typische Inhalte des RFI Fragenkatalogs spezifizieren Anforderungen in punkto Kundenbedürfnisse, Performance, Design, Architektur, Struktur, Verhalten des Systems, Funktionen und Kriterien für die Systembewertung.

  1. Angebotsanfrage (Request for Proposal, RFP): Dauer ca. 4 Wochen
    • Evaluierung des RFI Feedbacks
    • Erstellung einer Short List auf Basis der Antworten auf den Fragebogen
    • Angebote von Verkäufern einholen, um ein erstes Kostenangebot zu einzusehen
  2. Konzeptnachweis (Proof of Concept, POC): Dauer ca. 2-4 Wochen
    • Definition des Umfangs des Proof of Concept und der zu erwartenden Ergebnisse
    • Projektteam besetzen, intern oder extern
    • Infrastruktur vorbereiten, wenn nötig
    • Definition eines möglichen Implementierungsplans und Durchführung einer Kompetenzanalyse
    • Management-Präsentation vorbereiten
  3. Nutzwertnachweis (Proof of Value, POV)
    • Analysieren Sie Ihre Prozesslandschaft
    • Identifizieren Sie Ihre problematischen Punkte
    • Scouten und bewerten Sie die zugehörigen Prozesse
    • Bestimmen Sie die Prozesse mit den größten Auswirkungen (Wertnachweis)
    • Prüfen Sie auf Abhängigkeiten innerhalb des Projekt-/Produktportfolios
    • Definieren Sie die Umsetzungs-Roadmap
    • Berechnen Sie die Gewinnschwelle, Prüfung, ob Investitionen sich lohnen
    • Entscheidung für das passendste Angebot

Nach der Auswahl des am besten geeigneten Anbieters sollten Sie sich auch für die Mühe der anderen Anbieter erkenntlich zeigen und ihnen dezidiertes Feedback zukommen lassen.
Nun können Sie sich an die Durchführung wagen, bei dem das sogenannte Center of Excellence eine tragende Rolle übernimmt. Es kümmert sich um die tatsächliche Implementierung in die bestehende IT-Infrastruktur und regelt die Standards für den RPA-Einsatz, bestimmt Best Practices und sichtet Support- und Schulungskapazitäten innerhalb ihres Unternehmens.

Sie sehen, Robotic Process Automation ist eine vergleichsweise leicht und schnell zu implementierende Technologie, die Sie auf dem Weg der Digitalisierung Ihrer Geschäftsprozesse ein ganzes Stück nach vorne bringen kann. Wollen auch Sie nicht mehr auf diese einfach verfügbaren Vorteile verzichten? Wir freuen uns, Ihr Projekt kennen zu lernen und stehen als professionelle BeraterInnen gern an Ihrer Seite.

Wie Sie die digitale Transformation erfolgreich meistern

“Die Digitalisierung muss vorangetrieben werden!” Dies hört man immer wieder in den verschiedensten Diskussionen, sei es beim Thema Bildung, Finanzen oder Administration. So richtig und wichtig diese Forderung ist, sollten wir uns doch auch darüber klar werden, was die digitale Transformation eigentlich beinhaltet. Daher soll es in diesem Artikel um die verschiedenen Handlungsfelder der Digitalisierung gehen sowie die damit einhergehenden Chancen, Herausforderungen und Zukunftsperspektiven.

Kennen Sie alle wichtigen Handlungsfelder der Digitalisierung?

  • Im jeweiligen Geschäftsmodell sollte der IT-Bereich als mindestens gleichwertiger Zweig des Unternehmens ganz natürlich von Anfang an mitgeplant werden.
  • Eine flexible und agile digitale Organisation des Unternehmens erhöht die Handlungsfähigkeit und generelle Resilienz bei Krisen.
  • Für Mitarbeiter ist es zentral, eine effektive Option für Home-Office zu haben, welche Raum für Kontaktaufnahme und Kommunikation bietet. Soziale Aspekte sind hier wichtig wie die Online-Meetingkultur, der Umgang mit technologischen Veränderungen, Internationalisierung und das Growth Mindset. Jeder Mitarbeiter sollte dabei die Zukunftsperspektiven des Unternehmens kennen und leben und hieraus die Möglichkeit ergreifen, Veränderungsprozesse selbst anzustoßen.
  • Eine vertrauensvolle und transparente Führung des Unternehmens ist eng verbunden mit dem digitalen Handlungsfeld der Mitarbeiter. 360 Degree Feedback ist davon ebenso ein Teil wie Vorbild zu sein in den digitalen Aspekten des Growth Mindest, der Meetingkultur und Internationalisierung. Eine gute Führung vereint die Komponenten von Modern Management und sorgt für die Etablierung eines Inclusive Leadership Styles.
  • Soweit nicht bereits vorhanden, ist spätestens jetzt die Zeit gekommen, Marketing und Vertrieb digital zu denken. Eine Onlinepräsenz ist unabdingbar, sei das über eine Website mit Online Shop, Online-Werbung, Social Media-Kanal oder eine Kombination dieser Optionen. Ein CRM wird zur zentralen Komponente im Vertriebsprozess rund um das Produkt und für die Kommunikation zum Kunden.
  • In der Produktion gilt es, flexible Lieferketten einzurichten und für den Ernstfall Ausfallmöglichkeiten zu kalkulieren. Eine dynamische Planung und Reaktion ist von Vorteil und das Thema der Automatisierung muss berücksichtigt werden. Industriespezifische strategische Ausprägungen, wie beispielsweise bei Industrie 4.0, sollte durch unterstützende Technologien weiter ausgebaut werden .
  • Im Supply-Chain Management verhält es sich ähnlich wie in der Produktion – eine agile Lieferkette sorgt für Flexibilität. Qualitätsgarantien und Proof of Origin bewirken eine gesteigerte Transparenz bei global wachsendem Nachhaltigkeitsbewusstsein.
  • Im zentralen digitalen Bereich IT braucht es ebenfalls professionell erstellte, agile Applikations- und Servicelandschaften. Kontinuierliche Innovation verlangt simple wie kreative Vernetzung, um eine Stabilität zu erzielen. Cloudbasierte Services und Plattformen wie SaaS, PaaS und IaaS helfen, das zu erreichen. Die Fertigungstiefe wird zunehmend verringert, was wiederum dazu führt, dass mehr Freiräume für innovative Veränderungsprozesse entstehen.
  • Nicht zuletzt ist durch Digitalisierung auch Expertise bei der Cyber Security von essentieller Bedeutung. Es geht darum, Sicherheitslücken schließen, die durch den ständigen technischen Fortschritt entstehen können. Auch hier können Sie sich bereits existierender Services vom Markt bedienen, um sich die notwendigen Handlungsfelder schnell und professionell aufzeigen zu lassen.

It is all about the harmony of People, Processes and Products and the capability to make courageous decisions.

Jana Bulkin, CEO of S2BConnected

 

Auf diese Hürden sollten Sie vorbereitet sein

Im September 2019 stellte der Future Readiness Index von KPMG fest, dass die Mehrheit der deutschen Unternehmen positiv in die Zukunft blicken, jedoch der Bereich Risikomanagement in der Selbsteinschätzung einen Schlenker nach unten aufweist. Während 2018 noch 27 Prozent der Unternehmen Investitionen zur Anpassung an Veränderungen in der Weltwirtschaft tätigten, waren es in 2019 lediglich noch 18 Prozent. Und siehe da – kaum ein Quartal später sollte gerade dieser Aspekt komplett auf den Prüfstand gestellt werden. Da ist es nicht verwunderlich, dass knapp die Hälfte aller deutschen Unternehmen auf dem Index für 2020 angaben, Investitionen in die Akklimatisierung an Krisen und Konflikte von internationalem Ausmaß hätten hohe oder die höchste Priorität. Im Vorjahr entsprachen lediglich 13 Prozent der Unternehmen diesem Umstand.

Während die Digitalisierung durch die Krise gewissermaßen gezwungen war, im Eiltempo voran zu schreiten, gilt es nun, besonnen zu agieren und in zentralen Aspekten wie IT-Sicherheit und -Struktur nachzurüsten. Risiken und ausufernde Kosten müssen antizipiert und minimiert werden, während der digitale Arbeitsplatz auf Nachhaltigkeit und Effektivität hin optimiert werden sollte. Die Flexibilität, auf Krisensituationen entsprechend reagieren zu können, Pläne für einen Ausnahmezustand zur Hand zu haben und die richtige Balance zwischen Kooperation und Unabhängigkeit zu finden sind somit zentrale Herausforderungen der Digitalisierung.

Experten-Tipp: Es braucht die Flexibilität, auf Krisensituationen entsprechend reagieren zu können und die Verfügbarkeit von Plänen für einen Ausnahmezustand. Die richtige Balance zwischen Kooperation, Geschwindigkeit, Flexibilität und Unabhängigkeit zu finden ist somit die zentrale Herausforderungen der Digitalisierung.

Das Erreichen dieser hängt jedoch auch stark von politischen Entscheidungen ab. Nicht immer sehen Entscheidungsträger den vorwärts drängenden Fortschritt so klar wie Experten es tun und aus diesem Grund wird die Digitalisierung in einer Vielzahl von Bereichen häufig an straffer Leine im Zaum gehalten. Mit dem Demografischen Wandel kommt eine Herausforderung einher, die sich schon vor Jahren angekündigte. Mit steigendem Durchschnittsalter der Gesellschaft und damit potenzieller Kunden geht eine Veränderung der digitalen Kundenbedürfnisse einher. Das erfordert nicht immer eine komplette Umstellung des Systems, jedoch verlangt es Weitsicht, um bereits getätigte Investitionen zu schützen. Eine Lösung ist es, Artificial Intelligence oder Machine Learning Technologie zu nutzen, was wiederum Predictive Maintenance und die Kundenbindung unterstützt.

Doch auch darüber hinaus verändern sich Kundenbedürfnisse auch ohne den Demografischen Wandel kontinuierlich. Frische Trends kommen so schnell auf wie sie wieder verschwinden, weshalb hier eine fundierte Einschätzung darüber benötigt wird, was Zukunft hat; wo sich der Einsatz lohnt, und welche Trends sich schnell wieder verflüchtigen. Das Nachhaltigkeitsbewusstsein der Kunden hingegen kann heutzutage kaum noch als Trend bezeichnet werden – dieses hat sich besonders während des letzten Jahrzehnts manifestiert und sollte stets auch auf digitalem Level mitgedacht werden. Hier ist daher zweifelsfrei professioneller Einsatz gefragt, um allen Bedürfnissen gerecht zu werden und gleichzeitig dynamisch aufgestellt zu sein.

Aus Hürden Sprungbretter machen

Eben diese Herausforderungen lassen Chancen in den verschiedenen Handlungsfeldern der Digitalisierung entstehen. Auch hier lässt sich die Pandemie nicht mehr aus dem Big Picture herausnehmen. So waren die Restriktionen des Lockdowns gewissermaßen ein Katalysator für unternehmerischen Fortschritt im Bezug auf Arbeitsmodelle, –bedingungen und –trends sowie die allgemeine Digitalisierung, mit welcher eine resiliente Unternehmensgestaltung gegen Krisen einhergeht. Dieser Drive der digitalen Transformation lässt sich nutzen, um jene Unternehmensbereiche, die es hergeben, digital neu aufzustellen oder zu optimieren. Die wirtschaftliche Dominanz in verschiedenen Schlüsseltechnologien wie Künstliche Intelligenz und Big Data sind international stark umkämpft, weshalb es sich für Unternehmen lohnt, technologischen Fortschritt sowie seinen Ursprung stets im Auge zu behalten und in die Strategie mit einzubeziehen.

Wagen Sie heute einen Blick in die Zukunft

Es ist sicherlich keine nagelneue Erkenntnis, wenn wir sagen, dass genau jetzt unsere Zukunft, das digitale Übermorgen gestaltet wird. Bei dessen Erfolg kommt es vor allem darauf an, ob, wie und welche aktuellen Chancen ergriffen sowie Herausforderungen gemeistert werden. Die daraus jeweils resultierenden Zukunftsvisionen könnten konträrer nicht sein. Im Falle weiterer Stagnation und schleppender Fortschritte stehen einige wenige Staaten oder Konzerne an der Spitze der globalen Macht, diktieren die Wirtschaft, Digitalisierung und den Fortschritt, während die Weltbevölkerung sich fügen muss. Oder aber es wird europa- und weltweit an einem Strang gezogen: Technologie steht im Dienst des Menschen statt andersherum, das Weltwissen ist allzeit frei zugänglich, gesellschaftliche Herausforderungen werden mithilfe von ethisch einwandfreier, nachhaltiger und effizient vernetzter Technologie gelöst.

Es ist nun somit an uns, letztere Vision zur Realität zu machen, an den richtigen Stellen Einfluss auf die digitale Transformation zu nehmen und damit unsere gemeinsame Zukunft zu gestalten.

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