Unsere RPA-Seminar Teilnehmer:innen freuen sich über persönliche Erfolge

Unsere RPA-Seminar Teilnehmer:innen freuen sich über persönliche Erfolge

Was ermöglicht das RPA Seminar? Stellen Sie sich einmal vor: Ein toller Tag! Sie bekommen den neuen Job in der Stadt Ihrer Träume und schauen sich nach einer Wohnung um. Für diese haben Sie natürlich gewisse Ansprüche – gute Lage, geräumig, nicht zu teuer. Diese Daten geben Sie nun in einen Filter ein und bekommen als Resultat eine ergiebige Liste verfügbarer Immobilien inklusive aller relevanten Eckdaten präsentiert.

So einfach könnte die Wohnungssuche der Zukunft aussehen; kein Durchforsten unzähliger verschiedener Websites wäre mehr nötig. Was es dafür braucht? Innovative Ideen und das Know-How technisch versierter Menschen wie hier von den Seminar-Teilnehmer:innen Barbara Demendi, Markus Kudela und Aron Szabo, um die entsprechenden Prozesse automatisiert von Robotern durchführen zu lassen.

Wie kann ich mir ein solches Seminar vorstellen?

Roboter erleichtern schon heute zahlreiche Routine-Prozesse wie den obigen. Daher bekamen auch in diesem Semester 24 Studierende der Fakultät für Informatik und Mathematik im Sommersemester bereits zum dritten Mal die Möglichkeit, im Rahmen des Wahlpflichtfaches „Robotic Process Automation“ herauszufinden, welche ungelösten Probleme es in diesem Bereich gibt, um dafür automatisierte Prozessabläufe zu kreieren.

Anfangs erfolgt eine theoretische Einführung in die Thematik. Relativ schnell geht es jedoch ans Eingemachte: Die Studierenden lernen das UiPath Tool kennen und finden sich in mehreren Kleingruppen zusammen, um Lösungen für reale Use Cases zu entwickeln. In der letzten Online-Sitzung des Semesters stellten die sie dann ihre Ergebnisse in einem Pitch vor.

Dazu gehört die Erklärung, wie sie beim Programmieren des Roboters vorgegangen sind und weshalb die von ihnen gewählte softwarebasierte Umsetzung sinnvoll ist. Doch mit dem rein technischen Part ist es nicht getan; die Projekte sollten auch möglichst in der realen Arbeitswelt bestehen können. Daher war die Entwicklung dazu passender Geschäftsmodelle inklusive Wirtschaftlichkeitsberechnung ebenfalls ein Thema der Vorträge.

Die Seminar-Projekte

  1. Amazon Invoice Automation: Vereinfacht den Nachweis versteuerbarer Anschaffungen über Amazon durch automatisierte Rechnungserstellung. Von Nina Grabow, Philipp Keidler & Markus Vierheilig.
  2. Order Automation Industry: Bestellprozess ist fehleranfällig, zeitaufwändig und kostenintensiv, automatisierte Lösung löst diese Probleme & vereinfacht Dokumentation. Von Oglou Oumout Giasar, Tolga Kayapinar & Teodora Pencheva.
  3. Payroll Automation: Gehaltsabrechnungen werden automatisch erstellt, da gerade in Kleinbetrieben diese Aufgaben noch einzeln manuell durchgeführt werden, was Zeit kostet und fehleranfällig ist. Von Dominik Moelter & Daniel Richter.
  4. Filter Bot: Automatisierte Rechnungserstellung für den Großhandel, der verschiedene Rechnungen & Positionen übersichtlich und automatisch auflistet. Von Enes Aksakal & Ganna Minakova.

 

  1. Immo Robo: Siehe obiges Szenario. Von Barbara Demendi, Markus Kudela & Aron Szabo.
  2. Know-Your-Customer Check: Untenstehend näher beschrieben. Von Marc Hennig, Lisa Kothgasser & Pia Lippert.
  3. Point-of-Sale Roboter: Ähnlich wie Team 2 haben sich Athanassios Fuqi, Manuel Genster & Susanne Moelter dem automatisierten Bestellprozess gewidmet, jedoch im Warenhandel statt in der Herstellungsindustrie.
  4. Dormatically: Automatisierte Verifizierung von Mietzahlung studentischer Wohnungseinrichtungen, um den Prozess schneller und weniger fehleranfällig zu gestalten. Von Mateo Rodic, Promwat Angsuratanawech & Enis Tola.
  5. Email Customer Support: Siehe untenstehend beschrieben. Von Doan Pham Yen Oanh, Paulina Fessl, Kerem Oeztuerk.

 

 

 

Seminar Robotic Process Automation (RPA)

Die praxisnahe Einführung in UIPath hat mir die Möglichkeit gegeben einen guten Überblick über das Thema Robotic Process Automation zu gewinnen. Die Arbeit im Team war tolle und praxisnahe Ergänzung zum Seminar.

Marc Hennig, Seminarteilnehmer & Student der Wirtschaftsinformatik

 

Welchen Herausforderungen haben sich die Studierenden gestellt?

Der Pitch der studentischen Projekte am Ende des Seminars war spannend. So wählte beispielsweise das Team aus Marc Hennig, Lisa Kothgasser und Pia Lippert den Use Case von Unternehmen, welche sich einem Audit unterziehen müssen. Diese sind per Gesetz dazu verpflichtet, Daten über ihre Geschäftskontakte bereitzustellen, zu analysieren und auszuwerten, um Betrug auszuschließen. Mit dem “Know-Your-Customer” Roboter soll dies vereinfacht werden, da er automatisch die Identitätsprüfung, und alle weiteren relevanten Daten dokumentiert und bewertet.

Jana Bulkin als Lehrbeauftragte sowie der IT-Spezialist Francesco Menniti von der integrationWorks GmbH bewerteten anschließend die studentischen Konzepte. Die Dozentin betont, wie hoch der generelle Standard aller Seminar-Projekte war. Die Studierenden freuten sich über das theoretische Wissen, für welches sie dann gleich praktische Anwendung finden konnten. So haben Dominik Möltner und Daniel Richter eine automatisierte Lösung für die Erstellung von Lohn- und Gehaltsabrechnungen entwickelt, da diese ein perfektes Beispiel wiederkehrender, regelbasierter und strukturierter Prozesse darstellt.

Aber auch alle anderen Use Cases können sich sehen lassen. Da gibt es zum Beispiel den Roboter, der bei der automatisierten Inventur nach einer Verkaufsabwicklung in einem Warenhaus hilft oder den Chat-Bot, der im Customer Support selbstständig filtert, ob und wie er selbst Fragesteller:innen helfen kann und im Zweifelsfall die Anfrage weiter leitet.

Dies sind nur vier der insgesamt neun Projekte, deren Qualität den Genannten in Nichts nachsteht, jedoch den Rahmen hier sprengen würden. Das super Ergebnis zeig uns wieder einmal: So muss praxisnahes Lehren und Lernen aussehen.

All diese Projekte sind tolle Ideen, die das Potenzial in sich tragen, den Arbeitsalltag signifikant zu erleichtern. Ein voller Erfolg für alle Beteiligten. Wenn auch Sie sich in diesen Themen bei einem Seminar oder Workshop weiterbilden möchten oder bereits reale Vorstellungen von den zu automatisierenden Prozessen haben, zögern Sie nicht, uns zu kontaktieren – wir helfen Ihnen gern bei der Realisierung und verbinden Sie mit den jeweiligen Expert:innen.

Robotic Process Automation (RPA)

Robotic Process Automation (RPA)

Einführung zur Prozessoptimierung mit Fokus auf softwarebasierte Robotic (RPA) Systeme. Betrachtung realer Evaluierungskriterien & Herausforderungen zur Systemauswahl in der Wirtschaft sowie Durchführung eigener Projekte in Kleingruppen.

Wöchentliche Veranstaltung zum Thema der Prozessoptimierung, welche die spezifischen IT-Plattformen jeweils klassifiziert. Vertiefend wird auf die softwarebasierten Robotic Systeme (RPA) eingegangen, um deren typische Einsatzgebiete zu erarbeiten. Dazu lernen die Teilnehmende verschiedene Evaluierungskriterien für die Auswahl eines Systems kennen sowie auch die Herausforderungen bei der Implementierung.

In Kleingruppen bekommen Teilnehmende die Möglichkeit, das erworbene Wissen eigenhändig mit Hilfe der Low Code Platform UiPath anzuwenden und innerhalb eigener Projekte zu verwirklichen. Dabei erwerben sie sowohl Fachkompetenzen zur Methodik und Implementierung als auch Teamarbeit und Projektplanung.

Unterstützen Sie Ihre digitale Transformation mit Robotic Process Automation

Unterstützen Sie Ihre digitale Transformation mit Robotic Process Automation

Technologie im Dienst des Menschen und Probleme lösen durch technische Innovationen – das ist die Vision einer digitalen Zukunft. Wir sind jedoch sicher nicht die Ersten, die fordern, die Digitalisierungsprozesse aller Branchen rasch voranzutreiben. Das ist eine zentrale Herausforderung unserer Zeit. Im Folgenden wollen wir eine Technologie vorstellen, die bei diesem Prozess eine tragende Rolle spielt: Die Robotic Process Automation, kurz RPA.

Was kann Robotic Process Automation?

Sollten Sie von RPA noch nie gehört haben, dann ist es jetzt an der Zeit, das Konzept und die Wirkweise kennen zu lernen. Es handelt sich um eine Technologie der Geschäftsprozess-Automatisierung, die es ermöglicht, Software oder einen „Roboter“ so zu konfigurieren, dass er die Handlungen eines Menschen nachahmt und integriert, indem er innerhalb digitaler Systeme interagiert, um verschiedene Geschäftsprozesse automatisiert auszuführen.

RPA im Unterschied zu API

Während innerhalb der herkömmlichen Workflow Automation ein Softwareentwickler mithilfe von Application Programming Interfaces Listen verschiedener Aktionen erstellt, um Aufgaben und Interface mit dem Back-End zu verbinden, verwendet die Technologie der Robotic Process Automation die Benutzeroberfläche selbst. Ein RPA Roboter beobachtet, mit welchen Aktionen der Nutzer eine Aufgabe ausführt, erfasst diese Daten und steuert dann automatisiert die Anwendungsprozesse genau wie Menschen es manuell tun würden. Er interpretiert, löst Reaktionen aus und kommuniziert mit anderen Systemen, um eine Vielzahl von sich wiederholenden Aufgaben zu erledigen.

Wo ist der Einsatz von RPA sinnvoll?

Robotic Process Automation ist keine Universallösung für jegliche Geschäftsprozesse. Es gibt jedoch einige Bereiche, wo es von exzellentem Nutzen sein kann und dieser ergibt sich bei folgenden vier Merkmalen von Prozessen:

  1. Wiederholbar: Prozesse, die zyklisch ablaufen mit womöglich hohem Prozessvolumen eignen sich besonders. Dabei ist es wichtig, dass die gleichen Schritte jedes Mal durchgeführt werden.
  2. Regelbasiert: Die Prozesse basieren auf individuellen Gesetzen, die sich nicht ändern. Wenn X passiert, muss Y folgen.
  3. Standardisiert: Die einzelnen Aktionen innerhalb dieser Prozesse gründen auf Standards, es gibt höchstens geringe Abweichungen von diesem Standard, so dass die Automatisierung unkompliziert verläuft.
  4. Strukturiert & datenbasiert: Die Prozesse beinhalten nur bekannte Sequenzen, die einheitlichen Strukturen folgen, basierend auf bekannten, erfassten Daten.

Sollten Sie sich hier nicht wiederfinden, lohnt sich vielleicht ein Blick auf unseren Artikel zur Blockchain-Technologie, die Lieferketten-Management und Cyber-Sicherheit auf ein neues Level hebt: Blockchain: Eine Antwort auf Ihre Frage nach zukunftsweisender Digitalisierung.

Manchmal macht es Sinn, den zweiten Schritt vor dem ersten zu tun. Heißt, Technologien und Tools zu nutzen, welche die Freiräume schaffen für einen strategischen Umbau der IT-Landschaft, während auf Kundenseite bereits ein messbarer Nutzen entsteht. Denn der Kunde hat nichts davon, wenn Sie langsam, nach und nach Ihre IT-Landschaft umbauen, ohne messbaren Nutzen zu erzielen.

Jana Bulkin, CEO von S2BConnected

Welche Vorteile bringt der Einsatz von RPA?

Wenn Sie RPA erfolgreich einsetzen, tut sich eine ganze Reihe von Vorteilen auf. Sie müssen mitnichten ihre bestehende IT-Landschaft verändern oder Anwendungssysteme wechseln – RPA kann implementiert werden, ohne aufwendige Anpassungen durchführen zu müssen und spart zusätzlich Kosten. Dort wo zuvor menschlicher Arbeitseinsatz gefragt war, um Prozesse durchzuführen und zu überwachen, ist nun der unermüdliche Roboter im Einsatz. Das befreit die Belegschaft von der Pflicht, diese Standard-Aktivitäten auszuführen, womit die generelle Belastung reduziert wird. Diese Effizienz schafft Raum für Expertenwissen, Weiterbildung und höhere Produktivität.

Weiterhin erhöht sich mit dieser Digital Workforce die Qualität der durchgeführten Aufgaben, denn die Fehlerquelle Mensch wird als Risiko eliminiert, es gibt keine Ungenauigkeiten oder Irrtümer durch Unaufmerksamkeiten oder Copy-Paste Vorgänge. Und diese hohe Qualität ist Tag und Nacht, 24/7 am Werk, was letzten Endes die Kundenzufriedenheit erhöht.

Diese Herausforderungen gilt es zu meistern

Auch Robotic Process Automation steht im Zeichen der Schnelllebigkeit und Komplexität der aktuellen Bedingungen in der Geschäftswelt. Dadurch wird der generelle Druck zur Veränderung und Anpassung steigen. Neue Wettbewerbsteilnehmer auf Finanzmarkt sind ein Beispiel solcher Herausforderungen; sogenannte FinTechs greifen etablierte Unternehmen an. Deren oft veraltete, schwerfällige Systeme müssen sich messen mit der allerneuesten Technologie und State-of-the-Art Anwendungen dieser neuen Konkurrenten.
Neuerungen müssen an regulatorische Anforderungen angepasst werden, beispielsweise BASEL, Know Your Customer (KYC) oder die Datenschutzverordnung (GDPR). Weiterhin steht Kundenzufriedenheit an erster Stelle. Kunden verlangen stets hohes Level an Service-Qualität und -Schnelligkeit. Es gilt, eine Balance herzustellen zwischen neuen, aufstrebenden Organisationsstrukturen und agilen Prozessstrukturen.

 

Beispiel: Anwendungsbereiche von RPA im Finanzsektor

  • Datensynchronisation: Daten von einem System ins andere übertragen, unstrukturierte Daten in strukturierte Form bringen
  • Systemübergreifende Neukundenerfassung: Verschieben von Daten und Durchführung von Mehrfacherfassungen
  • Kreditvergabe: Zusammenstellung von Informationen aus verschiedenen Systemen
  • Bonitätsprüfungen im Einzelhandel: Kreditrisiken berechnen
  • Kontenabstimmung: Durchführung regelmäßiger Prüfungen und automatisierter Abschlüsse
  • eForm-Extraktion: Daten aus Formularen übernehmen und Systemeinträge vornehmen
  • Preisprüfungen: Berechnungen und Eingaben durchführen
  • Validierung zur Unterstützung von Audits
  • Kredit- und Auftragsbearbeitung: vom Webformular zum Bestandssystem (Legacy Anwendungen)
  • Aktualisierung von Kundendaten: Auslesen und Aktualisieren von Einträgen
  • Reports systemübergreifend generieren
  • Betrugserkennung durch Verfolgung von Kontoaktivitäten

Wie sollten Sie die Robotic Process Automation angehen?

Der erste Schritt besteht darin, die Vorarbeit zu leisten. Das bedeutet im spezifischen Fall Ihres Unternehmens, die Geschäftsprozesse zu analysieren im Hinblick auf Regelmäßigkeiten und Routineabläufe mit hohem Maß an manuellen Interaktionen. Darauf folgt die Definition der dazugehörigen Aktionen und die genaue Dokumentation. All diese Prozesse müssen daraufhin organisiert überwacht und optimiert werden, um eine Qualitätssicherung von Anfang an zu garantieren. Erst dann lohnt es sich, mit der Auswahl eines Anbieters und der tatsächlichen Implementierung von RPA zu beginnen.

 

Produktauswahl in 4 Schritten

  1. Informationsabfrage (Request for Information, RFI): Dauer ca. 2 Wochen
    • Zusammenstellung der Bewertungskriterien
    • Definition des strategischen Ziels und des Projektumfangs
    • Erstellung der Long List verschiedener Anbieter z.B. mit Gartner oder Forrester
    • Weitere Informationen von Anbietern erhalten durch Fragebogen

Experten-Tipp: Typische Inhalte des RFI Fragenkatalogs spezifizieren Anforderungen in punkto Kundenbedürfnisse, Performance, Design, Architektur, Struktur, Verhalten des Systems, Funktionen und Kriterien für die Systembewertung.

  1. Angebotsanfrage (Request for Proposal, RFP): Dauer ca. 4 Wochen
    • Evaluierung des RFI Feedbacks
    • Erstellung einer Short List auf Basis der Antworten auf den Fragebogen
    • Angebote von Verkäufern einholen, um ein erstes Kostenangebot zu einzusehen
  2. Konzeptnachweis (Proof of Concept, POC): Dauer ca. 2-4 Wochen
    • Definition des Umfangs des Proof of Concept und der zu erwartenden Ergebnisse
    • Projektteam besetzen, intern oder extern
    • Infrastruktur vorbereiten, wenn nötig
    • Definition eines möglichen Implementierungsplans und Durchführung einer Kompetenzanalyse
    • Management-Präsentation vorbereiten
  3. Nutzwertnachweis (Proof of Value, POV)
    • Analysieren Sie Ihre Prozesslandschaft
    • Identifizieren Sie Ihre problematischen Punkte
    • Scouten und bewerten Sie die zugehörigen Prozesse
    • Bestimmen Sie die Prozesse mit den größten Auswirkungen (Wertnachweis)
    • Prüfen Sie auf Abhängigkeiten innerhalb des Projekt-/Produktportfolios
    • Definieren Sie die Umsetzungs-Roadmap
    • Berechnen Sie die Gewinnschwelle, Prüfung, ob Investitionen sich lohnen
    • Entscheidung für das passendste Angebot

Nach der Auswahl des am besten geeigneten Anbieters sollten Sie sich auch für die Mühe der anderen Anbieter erkenntlich zeigen und ihnen dezidiertes Feedback zukommen lassen.
Nun können Sie sich an die Durchführung wagen, bei dem das sogenannte Center of Excellence eine tragende Rolle übernimmt. Es kümmert sich um die tatsächliche Implementierung in die bestehende IT-Infrastruktur und regelt die Standards für den RPA-Einsatz, bestimmt Best Practices und sichtet Support- und Schulungskapazitäten innerhalb ihres Unternehmens. In einem kleinen Guide beleuchten wir das Thema etwas genauer: TEXT

Sie sehen, Robotic Process Automation ist eine vergleichsweise leicht und schnell zu implementierende Technologie, die Sie auf dem Weg der Digitalisierung Ihrer Geschäftsprozesse ein ganzes Stück nach vorne bringen kann. Wollen auch Sie nicht mehr auf diese einfach verfügbaren Vorteile verzichten? Wir freuen uns, Ihr Projekt kennen zu lernen und stehen als professionelle BeraterInnen gern an Ihrer Seite.