Was kann Robotic Process Automation?

Sollten Sie von RPA noch nie gehört haben, dann ist es jetzt an der Zeit, das Konzept und die Wirkweise kennen zu lernen. Es handelt sich um eine Technologie der Geschäftsprozess-Automatisierung, die es ermöglicht, Software oder einen „Roboter“ so zu konfigurieren, dass er die Handlungen eines Menschen nachahmt und integriert, indem er innerhalb digitaler Systeme interagiert, um verschiedene Geschäftsprozesse automatisiert auszuführen.

RPA im Unterschied zu API

Während innerhalb der herkömmlichen Workflow Automation ein Softwareentwickler mithilfe von Application Programming Interfaces Listen verschiedener Aktionen erstellt, um Aufgaben und Interface mit dem Back-End zu verbinden, verwendet die Technologie der Robotic Process Automation die Benutzeroberfläche selbst. Ein RPA Roboter beobachtet, mit welchen Aktionen der Nutzer eine Aufgabe ausführt, erfasst diese Daten und steuert dann automatisiert die Anwendungsprozesse genau wie Menschen es manuell tun würden. Er interpretiert, löst Reaktionen aus und kommuniziert mit anderen Systemen, um eine Vielzahl von sich wiederholenden Aufgaben zu erledigen.

Wo ist der Einsatz von RPA sinnvoll?

Robotic Process Automation ist keine Universallösung für jegliche Geschäftsprozesse. Es gibt jedoch einige Bereiche, wo es von exzellentem Nutzen sein kann und dieser ergibt sich bei folgenden vier Merkmalen von Prozessen:

1. Wiederholbar: Prozesse, die zyklisch ablaufen mit womöglich hohem Prozessvolumen eignen sich besonders. Dabei ist es wichtig, dass die gleichen Schritte jedes Mal durchgeführt werden.
2. Regelbasiert: Die Prozesse basieren auf individuellen Gesetzen, die sich nicht ändern. Wenn X passiert, muss Y folgen.
3. Standardisiert: Die einzelnen Aktionen innerhalb dieser Prozesse gründen auf Standards, es gibt höchstens geringe Abweichungen von diesem Standard, so dass die Automatisierung unkompliziert verläuft.
4. Strukturiert & datenbasiert: Die Prozesse beinhalten nur bekannte Sequenzen, die einheitlichen Strukturen folgen, basierend auf bekannten, erfassten Daten.

Sollten Sie sich hier nicht wiederfinden, lohnt sich vielleicht ein Blick auf unseren Artikel zur Blockchain-Technologie, die Lieferketten-Management und Cyber-Sicherheit auf ein neues Level hebt: Blockchain: Eine Antwort auf Ihre Frage nach zukunftsweisender Digitalisierung.

Welche Vorteile bringt der Einsatz von RPA?

Wenn Sie RPA erfolgreich einsetzen, tut sich eine ganze Reihe von Vorteilen auf. Sie müssen mitnichten ihre bestehende IT-Landschaft verändern oder Anwendungssysteme wechseln – RPA kann implementiert werden, ohne aufwendige Anpassungen durchführen zu müssen und spart zusätzlich Kosten. Dort wo zuvor menschlicher Arbeitseinsatz gefragt war, um Prozesse durchzuführen und zu überwachen, ist nun der unermüdliche Roboter im Einsatz. Das befreit die Belegschaft von der Pflicht, diese Standard-Aktivitäten auszuführen, womit die generelle Belastung reduziert wird. Diese Effizienz schafft Raum für Expertenwissen, Weiterbildung und höhere Produktivität.

Weiterhin erhöht sich mit dieser Digital Workforce die Qualität der durchgeführten Aufgaben, denn die Fehlerquelle Mensch wird als Risiko eliminiert, es gibt keine Ungenauigkeiten oder Irrtümer durch Unaufmerksamkeiten oder Copy-Paste Vorgänge. Und diese hohe Qualität ist Tag und Nacht, 24/7 am Werk, was letzten Endes die Kundenzufriedenheit erhöht.

Diese Herausforderungen gilt es zu meistern

Auch Robotic Process Automation steht im Zeichen der Schnelllebigkeit und Komplexität der aktuellen Bedingungen in der Geschäftswelt. Dadurch wird der generelle Druck zur Veränderung und Anpassung steigen. Neue Wettbewerbsteilnehmer auf Finanzmarkt sind ein Beispiel solcher Herausforderungen; sogenannte FinTechs greifen etablierte Unternehmen an. Deren oft veraltete, schwerfällige Systeme müssen sich messen mit der allerneuesten Technologie und State-of-the-Art Anwendungen dieser neuen Konkurrenten.
Neuerungen müssen an regulatorische Anforderungen angepasst werden, beispielsweise BASEL, Know Your Customer (KYC) oder die Datenschutzverordnung (GDPR). Weiterhin steht Kundenzufriedenheit an erster Stelle. Kunden verlangen stets hohes Level an Service-Qualität und -Schnelligkeit. Es gilt, eine Balance herzustellen zwischen neuen, aufstrebenden Organisationsstrukturen und agilen Prozessstrukturen.

Beispiel: Anwendungsbereiche von RPA im Finanzsektor

• Datensynchronisation: Daten von einem System ins andere übertragen, unstrukturierte Daten in strukturierte Form bringen
• Systemübergreifende Neukundenerfassung: Verschieben von Daten und Durchführung von Mehrfacherfassungen
• Kreditvergabe: Zusammenstellung von Informationen aus verschiedenen Systemen
• Bonitätsprüfungen im Einzelhandel: Kreditrisiken berechnen
• Kontenabstimmung: Durchführung regelmäßiger Prüfungen und automatisierter Abschlüsse
• eForm-Extraktion: Daten aus Formularen übernehmen und Systemeinträge vornehmen
• Preisprüfungen: Berechnungen und Eingaben durchführen
• Validierung zur Unterstützung von Audits
• Kredit- und Auftragsbearbeitung: vom Webformular zum Bestandssystem (Legacy Anwendungen)
• Aktualisierung von Kundendaten: Auslesen und Aktualisieren von Einträgen
• Reports systemübergreifend generieren
• Betrugserkennung durch Verfolgung von Kontoaktivitäten

Wie sollten Sie die Robotic Process Automation angehen?

Der erste Schritt besteht darin, die Vorarbeit zu leisten. Das bedeutet im spezifischen Fall Ihres Unternehmens, die Geschäftsprozesse zu analysieren im Hinblick auf Regelmäßigkeiten und Routineabläufe mit hohem Maß an manuellen Interaktionen. Darauf folgt die Definition der dazugehörigen Aktionen und die genaue Dokumentation. All diese Prozesse müssen daraufhin organisiert überwacht und optimiert werden, um eine Qualitätssicherung von Anfang an zu garantieren. Erst dann lohnt es sich, mit der Auswahl eines Anbieters und der tatsächlichen Implementierung von RPA zu beginnen.

Produktauswahl in 4 Schritten

1. Informationsabfrage (Request for Information, RFI): Dauer ca. 2 Wochen
   • Zusammenstellung der Bewertungskriterien
   • Definition des strategischen Ziels und des Projektumfangs
   • Erstellung der Long List verschiedener Anbieter z.B. mit Gartner oder Forrester
   • Weitere Informationen von Anbietern erhalten durch Fragebogen

2. Angebotsanfrage (Request for Proposal, RFP): Dauer ca. 4 Wochen
   • Evaluierung des RFI Feedbacks
   • Erstellung einer Short List auf Basis der Antworten auf den Fragebogen
   • Angebote von Verkäufern einholen, um ein erstes Kostenangebot zu einzusehen
3. Konzeptnachweis (Proof of Concept, POC): Dauer ca. 2-4 Wochen
   • Definition des Umfangs des Proof of Concept und der zu erwartenden Ergebnisse
   • Projektteam besetzen, intern oder extern
   • Infrastruktur vorbereiten, wenn nötig
   • Definition eines möglichen Implementierungsplans und Durchführung einer Kompetenzanalyse
   • Management-Präsentation vorbereiten
4. Nutzwertnachweis (Proof of Value, POV)
   • Analysieren Sie Ihre Prozesslandschaft
   • Identifizieren Sie Ihre problematischen Punkte
   • Scouten und bewerten Sie die zugehörigen Prozesse
   • Bestimmen Sie die Prozesse mit den größten Auswirkungen (Wertnachweis)
   • Prüfen Sie auf Abhängigkeiten innerhalb des Projekt-/Produktportfolios
   • Definieren Sie die Umsetzungs-Roadmap
   • Berechnen Sie die Gewinnschwelle, Prüfung, ob Investitionen sich lohnen
   • Entscheidung für das passendste Angebot

Nach der Auswahl des am besten geeigneten Anbieters sollten Sie sich auch für die Mühe der anderen Anbieter erkenntlich zeigen und ihnen dezidiertes Feedback zukommen lassen.
Nun können Sie sich an die Durchführung wagen, bei dem das sogenannte Center of Excellence eine tragende Rolle übernimmt. Es kümmert sich um die tatsächliche Implementierung in die bestehende IT-Infrastruktur und regelt die Standards für den RPA-Einsatz, bestimmt Best Practices und sichtet Support- und Schulungskapazitäten innerhalb ihres Unternehmens. In einem kleinen Guide beleuchten wir das Thema etwas genauer: TEXT